香港護士 CNE 證書管理與記錄保存完整指南

香港護士管理局要求護士保存所有 CNE 活動的證明文件至少 6 年。這是為了應付管理局不定期的抽查（audit）——被抽中的護士需提供相應的學分證明。

即使學分已申報，文件仍須保留整整 6 年，不可在申報後即時丟棄。

需要保存的文件包括：出席證書（載有課程名稱、日期與 CNE 學分）、課程收據或報名確認、課程大綱或內容簡介，以及任何顯示已獲學分編號的記錄。

文件愈完整，抽查時愈順利。建議每完成一項活動便即時歸檔，不要拖延。

實體保存（紙本文件夾）簡單直接，但容易因搬遷、潮濕或時間久遠而遺失或損毀。數碼保存（掃描或拍照存檔）則便於搜尋、備份與隨身查閱，特別適合需要保存多年的長期記錄。

理想做法是數碼為主、重要正本另行妥存。用 Vital 把每張證書拍照上傳，即可按週期自動整理。

若不慎遺失證書，應盡快聯絡原課程主辦機構，要求補發或提供出席證明。部分機構會保留學員記錄，可發出證明信。

這也說明了即時數碼存檔的重要性——一旦正本遺失，至少仍有副本可用。

被抽查時，護士一般需提供能證明已完成所申報學分的文件，即上述的出席證書與相關記錄。提供的文件應清楚顯示課程、日期與學分。

用 Vital 把所有證書數碼存檔並按週期整理，抽查時可即時調出，毋須翻箱倒櫃。

CNE 記錄要保存多久？

至少 6 年。

需要保存哪些文件？

出席證書、收據、課程大綱及顯示學分的記錄等。

遺失證書怎麼辦？

盡快聯絡原主辦機構，要求補發或出席證明。

抽查時要提供什麼？

能證明已完成所申報學分的文件，清楚顯示課程、日期與學分。